Как организовать удобное хранение документов в офисе

Опубликовано: 05.03.2018,  Просмотров: 2076

В офисе любой преуспевающей компании наблюдается постоянно растущий документооборот, который для удобства необходимо упорядочивать. В данном материале мы рассмотрим доступные способы организации хранения документов в офисном помещении.

 

Бумажные носители информации по сей день остаются востребованными при ведении бизнеса в любой сфере. Договоры, акты, соглашения, накладные — это далеко не полный список документации, которая является необходимой для осуществления хозяйственной деятельности любой организации. Чтобы можно было легко и быстро найти необходимый документ, желательно грамотно отнестись к хранению всех бумажных носителей и привести всю документацию к одной упорядоченной системе.

Где хранить офисную документацию

Выбор места для хранения бумажных носителей в первую очередь зависит от их объемов. Для размещения нескольких папок формата А4 вполне хватит пространства выдвижных ящиков рабочего стола, но если объемы достаточно велики и постоянно увеличиваются, то без специализированной мебели в офисе не обойтись. В качестве приспособлений для организации удобного хранения документации могут использоваться настенные полки, стеллажи, тумбы и шкафы. Выбирать ту или иную мебельную единицу следует исходя из свободной площади помещения и наиболее предпочтительной конструкции для конкретной обстановки.

 

При недостатке свободной площади можно установить несколько настенных полок, которые позволяют наглядно разместить архивные папки и необходимую литературу. Увеличить функциональность и вместительность персонального рабочего стола можно с помощью установки под столешницей компактной тумбы, оборудованной выдвижными ящиками. Если объемы хранимой документации настолько велики, что вышеперечисленных мебельных изделий будет недостаточно, тогда на помощь придет полноценные офисный шкаф или стеллаж для документов.

Как выбрать шкаф для документов

При выборе офисного шкафа для хранения бумажной документации существует масса критериев, среди которых размер, конструкция, дизайн и материалы изготовления. Размеры современных моделей варьируются от самых компактных изделий, ширина которых не превышает и полуметра, до габаритных конструкций, целиком занимающих одну из стен помещения. Выбор размера в первую очередь зависит от площади помещения и объемов документооборота компании. По типу конструкции выделяют автономные, встроенные, подвесные, линейные и угловые модели. Разнообразие конструкций позволяет подобрать оптимальный предмет мебели для офиса с любой обстановкой.

 

Особое внимание следует уделять выбора материалов, из которых изготавливается шкаф или стеллаж. Для офисных изделий чаще всего используются различные древесные плиты, в том числе МДФ и ДСП. Более высоким качеством обладают плиты МДФ, которые по прочности и долговечности превосходят более бюджетные аналоги. Для защиты от механических повреждений и прочих воздействий поверхность фасадов может покрываться ламинатом или пленкой ПВХ. В некоторых офисах можно встретить стильные конструкции из стекла, пластика и металла, которые наиболее гармонично вписываются в обстановку с современным интерьером.

Дизайн офисного шкафа должен гармонично вписываться в существующий интерьер, поэтому при выборе конкретной модели это также стоит учитывать. Изделия с открытой конструкцией обеспечивают наглядное и удобное расположение папок с документацией, но не защищают ее от пыли и посторонних глаз. Если данные аспекты важны, то лучше приобретать изделия, оборудованные распашными створками. В каталоге нашего сайта представлены различные модели офисных шкафов с указанием материалов и стоимости.